长财采购[2015]46号

 

各政府采购代理机构：

为贯彻落实《中华人民共和国政府采购法实施条例》和财政部《关于做好政府采购信息公开工作的通知》（财库[2015]135号），进一步加强对政府采购代理机构（以下简称代理机构）项目代理工作的监督管理，规范政府采购业务代理行为，完善政府采购活动的操作程序，促进代理机构依法、依规开展政府采购业务, 现就有关事项和要求通知如下，请遵照执行。

一、完善制度建设，构建有效运行的项目代理内控机制

（一）严守职业道德

代理机构不得以不正当手段获取政府采购代理业务，不得与采购人、供应商恶意串通操纵政府采购项目。

代理机构工作人员不得接受采购人或者供应商组织的宴请、旅游、娱乐，不得收受礼品、现金、有价证券等，不得向采购人或者供应商报销应当由个人承担的费用。

（二）健全管理制度

代理机构要按照“分事行权、分岗设权”的原则，分设需求确认、采购文件编制、采购文件审核、项目评审、合同审核及协助验收等不相容岗位并明确其相应职责，严格政府采购业务代理内部流程控制管理。

代理机构要建立健全工作岗位责任、工作人员执业守则、员工培训、工作流程控制、工作人员定期轮岗、采购文件编制审核、组织项目评审、采购信息公告、询问质疑的沟通与处理、采购档案管理等内部监督管理和工作制度，强化代理机构业务代理的责任意识。

二、规范操作规程，健全高效有序的项目代理工作机制

（一）规范代理行为

1、代理机构应当认真执行政府采购的法律法规，严格按照政府采购的程序和规定开展政府采购业务代理。

2、代理机构应当具备开展政府采购业务所需的评审条件和设施设备，具备熟悉政府采购法律法规、政策和政府采购操作流程及电子化政府采购操作能力的专业人员。代理机构应当按照下达的政府采购计划依法开展采购活动，未经财政部门批准不得擅自提高采购预算、变更采购内容或改变采购方式。

3、代理机构应当依法接受采购人的政府采购项目委托代理，无正当理由不得拒绝采购人的项目委托。代理机构应当在项目采购计划下达后2个工作日内与采购人签订委托代理协议，依法协商明确委托范围、权限、期限及项目履约验收的方式等，约定双方权利、义务、违约责任及纠纷解决途径。

4、代理机构应当严格遵守日常业务办结时限，加强对项目代理各环节、各时点的督促检查，不断提高政府采购项目代理工作效率。代理机构要加强对从业人员的业务培训和日常工作管理，增强责任心，切实履行政府采购代理工作职责。代理机构在开展政府采购活动中，发现采购人或供应商存在违法违规行为的，应当以书面形式向市财政政府采购监管部门（以下简称采购监管部门）反映。

5、代理机构及其工作人员在政府采购活动中，应依法履行相关保密义务，不得泄露已获取采购文件的供应商名单、评审委员会成员名单、评审过程情况及尚未公布的评审结果等信息以及有关法律法规规定的保密事项。

6、代理机构应当熟悉电子化政府采购流程及各环节的管理要求，严格按照相关规定办理相应业务，各种数据、信息应当准确无误。并及时为采购人、供应商提供电子化政府采购的业务指导和相关服务。

7、代理机构除严格按照采购文件的约定收取采购项目代理服务费外，不得向中标（成交）供应商收取其他的任何费用。

（二）严格采购文件编制

1、代理机构应当在签订委托代理协议的同时，要求采购人提供明确的项目采购需求，并对采购人提供的采购需求进行审核，采购需求存在以不合理条件对供应商实行差别待遇、歧视待遇或者其它不符合法律、法规和政府采购政策规定内容的，应依法依规向采购人提出书面修改建议和意见并要求其在规定时限内进行书面回复。采购人拒不改正的，代理机构应当向采购监管部门书面反映。

2、代理机构应当严格按照《政府采购法》第22条第一款和《政府采购法实施条例》第17条第一款的规定明确参与政府采购供应商的基本资格条件，不得以任何理由要求供应商提供基本资格条件和特定资格条件之外的证明材料，不得将注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额以及生产厂商的授权等条件设定为供应商资格条件，阻挠和限制中小企业自由进入本地区和本行业的政府采购市场。只有法律法规强制规定或者为实现政府采购政策功能而设定的条件才可作为特定资格条件，其他一律不得设定为特定资格条件。

3、代理机构应当严格按照政府采购相关法律法规的规定编制采购文件，并对采购文件的真实性、合法性和合规性承担法律责任。采购文件不得指定特定供应商或者特定品牌产品，不得制定指向特定供应商和特定品牌产品的技术规格。

4、对实施招标的政府采购项目，代理机构应根据项目的具体情况采用相应评标方法。技术、服务等标准统一的货物和服务项目应当采用最低评标价法；采用综合评分法的，评审标准中的分值设置应当与评审因素的量化指标相对应。

5、代理机构应在采购文件编制和项目评审过程中落实政府采购相关政策功能。《节能产品政府采购清单》内的强制采购品目实行政府强制采购；监狱企业和福利企业的产品，可通过设置特定资格条件给予定向支持；《节能产品政府采购清单》内的非强制采购品目、《环境标志产品政府采购清单》的产品、列入湖南省和长沙市“两型”产品政府采购目录的产品和中小企业产品，应按照有关政策规定落实价格扣除、评标加分等评审优惠措施。同时为节能、环境标志和两型产品的，由供应商选择其一享受评审优惠；只有同时也符合国家促进中小企业发展政策的，才可以重复享受评审优惠。同一项目中只有部分产品属于评审优惠政策范围的，评审时只对该部分产品实行优惠。

6、采购文件相关联事项文字表述应当一致、数据应准确无误，标段设置应当符合项目需求及有关规定。同一项目在不同媒体发布的公告内容应当一致。

7、对实施招标的采购项目，代理机构原则上应当在签订项目委托代理协议之日起7个工作日内，完成招标文件编制并在长沙市政府采购网和长沙公共资源交易监管网同步发布公告；对非招标方式采用公告邀请的，代理机构原则上应当在签订项目委托代理协议之日起5个工作日内，完成采购文件编制并在长沙市政府采购网发布邀请公告。因采购人原因不能按时办结的，需及时向采购人发出催办函并要求签字确认，同时以书面形式向采购监管部门说明相关情况。

（三）认真组织专家论证

1、代理机构应当按照政府采购的相关法律法规，组织专家对招标文件、国家限制性进口产品、单一来源唯一性进行论证，专家人数应当符合相应规定，专业应与项目相对应，论证意见应当专业技术性强、依据充分、条理清晰。

2、对采购金额在300万元以上、技术复杂的项目，代理机构应当按要求组织专家对采购预算、资格条件、技术参数和评分标准等进行论证并出具书面论证意见。

3、对采购人委托代理机构组织专家进行进口产品、单一来源采购论证的，代理机构应当依法依规组织专家进行论证。对采购人自行组织专家论证的，代理机构应当予以指导。

4、招标文件论证、进口产品论证、单一来源采购论证的专家，无需在政府采购专家库抽取，代理机构可自行委托或选定具备相应专业和相应资质的专家。对进行单一来源采购论证的，项目预算在300万元以下的，项目论证专家人数为3人；项目预算在300万元以上的，项目论证专家人数为5人。

（四）规范项目评审管理

1、代理机构应当做好项目评审前的相关准备工作，包括场地准备、人员准备、评审组织程序、政府采购政策优惠评审加分和价格扣除的评审表格等，并按照采购文件规定的时间和地点组织开、评标。

2、代理机构应当严格按照政府采购相关法律法规和采购文件规定的程序要求组织开标和评审，并对供应商投标无效、开评标现场突发情况作出得当处理，重大情况应当及时向采购监管部门报告。

3、代理机构要加强评审现场管理，对评审现场全过程进行视频监控（包括声音和图像），妥善保管相关资料并存档备案，与评审工作无关的人员不得进入评审现场，。

4、代理机构应当严肃评审现场纪律，要求评审专家将手机等通讯工具或相关电子设备上交统一保管，确保评审工作在封闭状态下进行。评审过程中，发现评审专家诱导性发言或非正常交谈沟通的，代理机构应当及时予以制止。

5、对采用综合评分法的政府采购项目，代理机构应当要求评审专家严格按照采购文件确定的评审程序、评审方式、评审因素和评审标准独立进行评审，不得以内部分工形式采用分段评审的方式进行评审；并在评审工作完结时认真填写《评审专家评审考核表》，如实反馈专家的评审表现及水准，发现违规行为应及时书面向采购监管部门报告。

6、项目评审结束时，代理机构应当对评审数据进行校对、核实，特别是对排名第一的、报价最低的、供应商资格性检查被认定为无效的情形进行重点复核，对出现资格性检查认定错误、价格或分值汇总计算错误、分项评分超出评分标准范围、客观分评分不一致、分值畸高畸低的重大差异评分情况未说明原因及理由的，应当提请评审委员会复核或书面说明理由。

7、项目评审结束后，代理机构应督促评审委员会依法编制并签署评审报告，评审报告的基本内容应包括：项目基本情况介绍（采购人名称、项目名称、采购编号、采购预算、采购方式、公告时间、开标和评审时间及地点、评审办法等）、评审专家名单、供应商产生方式、开标记录和评审情况及说明、评审专家异议、评审复核、评审结果和中标（成交）候选供应商排序等情况。

8、代理机构不得向评审专家作倾向性、诱导性的解释或者说明，不得单独或分别组织只有单个或部分供应商参加的现场考察和答疑会，不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。

9、对采用非招标采购方式的项目，代理机构应当严格按照相应程序组织评审小组对采购文件编制或确认、推荐供应商、资格审查、确定参加采购活动供应商和响应文件评审等环节进行认真评审，前后环节应当相互衔接，严禁先自行实施、后由评审小组补办确认手续的行为；严禁在各环节实施过程中以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

（五）严肃评审结果确认

1、代理机构应当自评审结束之日起2个工作日内将评审报告送交采购人，采购人应当自收到评审报告之日起5个工作日内，按照评审报告推荐的中标（成交）候选供应商顺序确定中标（成交）供应商，采购人在5个工作日内未进行确定或未提出异议的，视同认可评审结果。委托代理协议已明确由评审委员会直接确定中标（成交）供应商的，不再由采购人进行评审结果确认。

2、代理机构应当在确认评审结果起2个工作日内发放中标（成交）通知书。对在交易中心开评标的招标项目，代理机构应当敦促中标供应商自确认中标结果起2个工作日内及时完成长沙市政府采购网注册工作并向交易中心缴纳入场交易服务费。

（六）依法办理保证金退还

1、代理机构应当在中标（成交）通知书发出后五个工作日内退还未中标（成交）供应商的保证金，在采购合同签订后五个工作日内退还中标（成交）供应商的保证金。

2、对供应商在参加政府采购活动中，存在违法违规行为不予退还其保证金的，采购监管部门向其下达不予退还保证金通知书，并开具《长沙市本级非税收入缴纳通知单》由代理机构或交易中心直接上缴财政。

（七）加强采购合同签订与备案

1、代理机构应当根据政府采购相关法律法规的规定，严格按照采购文件、中标（成交）供应商的投标（响应）文件的相关条款，在中标(成交)通知书发出之日起30日内，组织采购人与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应详细载明项目采购的标的和服务要求；对延续性服务项目，采购合同应载明项目整体服务期限和当次服务期限。

2、代理机构应当对采购人与供应商签订的采购合同进行认真审核，不得与采购人、供应商串通，订立背离采购文件技术参数、规格型号、服务质量、服务期限、付款方式等实质性内容的合同。

3、对因采购人或供应商原因，有可能导致在法定时间内不能完成采购合同签订的，代理机构应当及时向当事方发出催办函，明确规定办结时限和应承担的相应责任，并由当事方签字确认，催办未果的，应及时以书面形式报政府采购监管部门。

4、代理机构应当自采购合同签订之日起7个工作日内办理采购合同备案。

（八）推进信息公开

1、代理机构应当依法发布政府采购信息公告，公告内容和相关时限要求应当符合政府采购相关法律法规的规定，并不得有缺项，同一项目在不同媒体发布的采购信息公告内容应当一致。

2、对采用招标方式的，招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止不得少于20天；招标文件的提供期限自招标文件发出之日起不得少于5个工作日；提交资格预审申请文件的时间自公告发出之日起不得少于5个工作日；招标公告、资格预审公告的公告期限为5个工作日。

3、对采用竞争性谈判或询价采购方式的，自谈判文件或询价通知书发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于3个工作日；自邀请公告或邀请通知发出之日起至供应商递交资格证明材料截止时间止不得少于3个工作日；对采用竞争性磋商采购方式的，自磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于10日；磋商文件的发售期限自开始之日起不得少于5个工作日；竞争性谈判邀请公告、询价邀请公告、竞争性磋商公告的公告期限为3个工作日。

4、达到公开招标数额且适用《政府采购法》第三十一条第一项“只能从唯一供应商处采购的”情形，拟采用单一来源采购方式的，代理机构应当在包括且不限于长沙市政府采购网等指定媒体进行公示，公示内容包括项目的基本情况及说明、申请单一来源的理由、拟定供应商的名称地址、专家对唯一供应商专利及专有技术的论证意见和专家名单、采购人及采购代理机构和财政部门的联系方式，公示期限不得少于5个工作日。

5、代理机构应当自中标（成交）供应商确定之日起2个工作日内，在长沙市政府采购网上公告中标（成交）结果以及招标文件、竞争性谈判文件、询价通知书、竞争性磋商文件，公告期限为1个工作日，招标项目需在长沙公共资源交易监管网同步发布中标结果。中标（成交）结果公告前采购文件已公告的，不再重复公告。

中标（成交）结果公告内容应当包括：

（1）采购人和采购代理机构的名称、地址、联系方式，项目名称和项目编号，中标（成交）供应商名称、地址和中标（成交）金额；

（2）货物类采购项目，应公布货物的名称、规格型号、品牌、生产厂商、数量、单价、服务要求等；服务类采购项目，应公布服务清单、服务内容及人员配备清单等；工程类采购项目，应公布工程量清单、材料数量及单价、人工成本等；

（3）参与采购活动的供应商名单、报价、评分和资格性、符合性审查情况以及评审专家名单。采用书面推荐供应商参加采购活动的，还应公告采购人和评审专家的推荐意见。

6、代理机构应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，在长沙市政府采购网上公告政府采购合同，涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。合同中涉及双方当事人的姓名、联系电话等个人隐私，应当进行屏蔽处理或者征得权利人同意。

7、政府向社会提供的公共服务项目，代理机构应当就确定采购需求在指定媒体上征求社会公众的意见，并将验收结果于验收结束之日起2个工作日内向社会公告。

（九）妥善处理询问质疑

1、代理机构应当根据委托协议的约定，按照规定程序和时限要求对供应商提出的询问、质疑事项依法进行处理，无正当理由不得拒绝供应商的询问、质疑，答复内容应当事实依据充分、具有针对性，不得故意回避询问、质疑事项的实质内容。必要时，在询问、质疑答复前征求采购人以及法律顾问的意见。

2、代理机构应当主动配合采购监管部门对项目投诉、举报、情况反映的调查处理。

（十）完善项目资料归档管理

1、代理机构应当在采购合同签订之日起30日内，按照相关规定将胶装的项目资料送交采购监管部门经办人审核，审核不符合规定要求的，退回代理机构重新进行整理并胶装；经审核符合要求并签字确认后，由代理机构送交采购监管部门办公室进行归档。

2、代理机构应当按照要求对项目资料进行整理和排序，提交的项目资料应当齐全，不得有缺页或漏项。项目资料归档的内容详见《政府采购项目归档表》（附件1），其中：《项目办结时间登记表》（附件2）由代理机构按采购环节实际完成时间填写，项目代理过程中有关书面确认、催办、情况反映的函件按采购环节进行整理归集。

3、代理机构应当按照相关规定和要求，对自身应保存的项目资料进行整理、胶装、归档并妥善保管，不得隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件。代理机构应及时移交采购人应归档、保管的项目资料，并指导采购人做好项目资料的归档工作。

（十一）强化履约验收的组织

1、对委托代理协议明确由代理机构组织项目履约验收的，在采购项目完成后,代理机构应当严格按照《关于加强政府采购合同验收工作的通知》（长财采购[2013]9号）和《关于加强政府采购合同履约验收工作管理的补充通知》（长沙采购[2014]23号）文件规定的验收划分标准和验收程序及要求，依据项目采购文件、中标（成交）供应商投标（响应）文件、采购合同及样品等，依法依规认真组织对中标（成交）供应商提供的货物、工程或服务每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行验收。

2、代理机构在组织履约验收过程中，不得与采购人、供应商串通进行背离采购合同的验收，不得出现验收流于形式、降低配置标准、变更采购数量等违规情形。代理机构对采购人、供应商在验收过程中出现的违法违规行为应当以书面形式向采购监管部门反映。

3、对邀请专家参加验收的，相应专家不需在政府采购专家库中抽取，可由采购人或代理机构自行委托具备相应专业和资质的专家参加验收工作。

4、对适用应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作所列情形的，其检测机构为湖南省产商品质量监督检验研究院或产品行业专业检测机构。对本地确无专业检测机构参与验收的项目，代理机构核实后可按照一般验收程序邀请相关专家参加验收工作。

三、加强监督检查，建立严格考核的项目代理监管机制

（一）监管方式

1、采购监管部门负责对代理机构项目代理工作进行监督检查和考核，采用日常管理或抽查的方式，对代理机构在项目代理中存在的违法、违规行为进行逐项登记，并由代理机构项目经办人在《政府采购项目代理日常监管情况登记表》（附件3）签字确认。

2、考核周期为一个年度，代理机构违规情形未达到相应处理次数或达到相应次数已进行整改的，其违规情形不再计入下一年度。年度内整改期限未满的，延续下一年度至整改期限届满为止。

3、采购监管部门对违规情形达到相应数次的代理机构，发出整改通知书，责令进行整改，整改期暂停其代理市本级政府采购业务，并将违规情形在长沙市政府采购网上进行通报。

（二）违法、违规情形的分类

1、代理机构存在下列情形之一的，视为违法行为：

（1）未经批准，擅自改变采购方式或提高采购标准的；

（2）以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；（3）与采购人或供应商恶意串通影响采购公正的；

（4）未依法在指定媒体上发布政府采购信息的；

（5）未按照规定执行政府采购政策的；

（6）未依法从政府采购评审专家库抽取评审专家的；

（7）非法干预采购评审活动的；

（8）采用综合评分法时评审标准中的分值设置未与评审因素的量化指标相对应的；

（9）对供应商的询问、质疑逾期未作处理的；

（10）在采购过程中接受贿赂或者获取其它不正当利益的；

（11）拒绝有关部门依法实施监督检查或提供虚假情况的；

（12）泄露供应商商业秘密、招投标情况、项目评审情况的；

（13）未按照规定组织对供应商履约情况进行验收，或组织验收存在违规行为导致国家财产遭受损失的；

（14）代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的。

2、代理机构未按照本通知规程的要求办理相应业务，存在违法行为以外情形的，视为违规行为。

（三）违法、违规情形的处理

1、代理机构在代理项目过程中，经采购监管部门发现或通过采购相关当事人质疑、投诉、举报、情况反映，存在违法、违规情形经查属实的，分别按代理机构项目代理违法或违规情形予以登记。同一项目同一采购活动环节多处存在违规情形的，只登记违规情形1次。

2、代理机构存在违法行为情形之一的，按照《政府采购法》第七十一条、七十二条、七十五条、七十八条和《政府采购法实施条例》第六十六条、六十八的规定，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，在一至三年内禁止其代理政府采购业务，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

3、代理机构存在违规情形累计达3次的，整改期为3个月；整改后仍存在违规情形累计达2次的，增加整改期6个月；再次整改后仍出现违规情形累计达2次的，整改期为1年。

4、代理机构从业人员所经办的项目，存在违法行为或违规情形累计达3次的，暂停从事市本级政府采购业务执业6个月，自行组织学习；重新上岗后仍然存在违法行为或违规情形累计达2次的，暂停从事市本级政府采购业务执业2年。

（四）整改要求

1、代理机构应当在收到整改通知书后3日内，制订切实有效的整改计划，并报送采购监管部门。

2、代理机构应严格按照整改计划组织整改，注重整改实效。整改内容旨在及时改进不足和切实提升执业水平，重点围绕组织从业人员培训、完善内部管理制度、规范操作流程、学习政府采购法律法规与相关实务等进行。

3、整改期满后，代理机构向采购监管部门报送整改情况报告，并附人员培训、制度完善、流程规范、业务学习等相关情况记录。采购监管部门对整改情况进行审核。审核通过后，代理机构恢复开展市本级政府采购项目业务代理。

4、代理机构要按照本通知的要求，加强政府采购项目代理和从业人员的管理，严格执行政府采购的操作程序，自觉接受采购监管部门的考核管理。

本通知自发文之日起执行。

附件：1、政府采购项目归档表

2、政府采购项目代理办结时间登记表

      3、政府采购项目日常监管情况登记表

 

 

长沙市财政局

2015年11月3日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

政府采购项目归档表

      二、项目归档资料（代理机构填写）

 

 

 

 

 

附件2

 

项目名称:                   代理机构名称:                   采购方式:

 

代理机构业务经办人：                      政府采购项目经办人：

说明：此表基本情况及办结时限和说明由代理机构填写，并在项目资料归档时提交；政府采购监管部门项目经办人根据归档资料中完成时间对此表各环节办结时限进行审核。符合要求的在审核结果中打√（非代理机构原因未按时办结，但已进行催办或情况反映的视同符合）；不符合要求的在审核结果中打×，并在日常监管情况登记表中进行登记。